Afgelopen weken heb ik meerdere keren als meeting host bij Mercure hotel Zwolle mogen staan. Een nieuwe taak die ik nog niet eerder had gedaan. De dienst begint altijd om 8 uur s´ochtends. Het is de bedoeling dat je iedereen ontvangt die een vergaderzaal heeft gereserveerd.
S´ochtends om 8 uur bekijk ik eerst de ´dagsheet´ een handig overzicht met alle zalen die die dag gereserveerd zijn. Ik loop alles sheets na om te kijken hoe laat ze beginnen en of ze bijvoorbeeld nog bijzonder heden hebben. Zoals een lunchbuffet of een megaspits broodjes buffet.
Als ik dat allemaal voor mezelf helder heb ga ik naar beneden bij de hoofdingang staan. Dit is de vaste plek waar ik sta voor ongeveer 1,5 uur. Best wel saai op zich, want je wacht op gasten en kan ook niet even weglopen omdat je anders gasten mist. Op dat moment ben je vooral opzoek naar de contactpersoon van de zaal die door hun is gereserveerd. Zodra je de contactpersoon hebt onderschept om het zo maar even te zeggen, bel ik met mijn meeting host telefoon naar de zalenservice. Ik geef daarbij door dat bijvoorbeeld zaal 8 nu naar boven komt. De zalenservice neemt het vanaf dat punt verder over. Ik sta dan voor zaal 8 alleen nog maar bij de hoofdingang om bijv. de cursisten de weg te wijzen.
Natuurlijk sta je niet alleen bij de hoofdingang om de zalen te ontvangen. Je bent op dat punt het eerste gezicht wat een gast ziet als die binnen komt. Je wijst mensen de weg, verwijst ze door naar de receptie of naar het restaurant. Ook proberen we altijd het buisnisspoint aan te prijzen bij binnenkomst.
Om 9;30 zijn de meeste zalen meestal binnen en zit het eerste deel van meeting host zijn erop. Op zich is alles dan gedaan maar je moet bij de lunch ook zorgen dat alle gasten naar de goede tafels worden begeleid.
Kortom een leuke aanvulling op m´n werkdag!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten